RIVISTA ROTARY DI MAGGIO: LE SFIDE DELLA COMUNICAZIONE

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Pubblicato Sabato, 28 Maggio 2016 16:13
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ESTRATTO DELLO SPECIALE CHE EVIDENZIA LA NECESSITÁ CHE OGNI SOCIO CONTRIBUISCA A "RACCONTARE IL ROTARY"

20160528 Comunicare2Paul Harris:

“Per promuovere la comprensione reciproca è importante raggiungere un’ampia massa critica - di non rotariani, come di rotariani - e non si possono raggiungere grandi numeri in privato.”

In queste parole la sintesi che risponde chiaramente al dubbio che a volte emerge sull’opportunità o meno di impegnarsi nella comunicazione dell’attività del club.

Qui di seguito alcuni passaggi della trattazione approfondita leggibile nelle pagine della Rivista Rotary. Cose note ai rotariani ma rileggerle rinfresca ricordo e motivazione. Per leggere il testo integrale click QUI.

COMUNICAZIONE

Mai come oggi questa parola risulta riassumere le più grandi sfide che ogni associazione ha davanti. Saper comunicare e farlo nei modi e nei termini giusti, condividendo i propri valori

e trasmettendo il senso del servizio, senza però scadere nella vanità e nell’abuso di informazione. Una sfida che si aggiorna di giorno in giorno, se non addirittura di ora in ora, data la volubilità e la fluidità delle informazioni. Una comunicazione chiara e cosciente risulta essere quindi al centro dello sviluppo della nostra associazione, dei nostri club e dei nostri distretti.

Comunicare al meglio quello che accade all’interno del mondo Rotary, a ogni singolo socio, ma al tempo stesso non dimenticandosi di aprirsi al mondo. Due piani differenti e ugualmente stimolanti, una sfida a cui ogni club è chiamato a rispondere, e a farlo in maniera forte, precisa e consapevole. In questo speciale cercheremo di analizzare il mondo della comunicazione per dare strumenti e indicazioni per far vivere e far conoscere il Rotary nel miglior modo possibile.

LE BASI

Una delle basi della comunicazione è la capacità di individuare a chi verrà trasmesso il messaggio. Per quanto riguarda la nostra associazione dobbiamo sempre aver presente che esistono due livelli di comunicazione. La prima rivolta verso l’esterno, strutturata per chiarire all’opinione pubblica gli scopi e le azioni del Rotary, e quindi a far percepire correttamente di cosa si occupa, la sua storia e i suoi valori. La seconda è rivolta, invece, verso il pubblico interno, quindi a tutti i soci e ai collaboratori dell’associazione. Comprendere le interrelazioni esistenti tra la comunicazione interna ed esterna risulta fondamentale, infatti, come il pubblico interno riceve i riflessi di ciò che viene comunicato all’esterno, così anche il pubblico esterno risulta influenzato dal comportamento e dalla capacità comunicativa del pubblico interno. Inoltre, il fattore spesso determinante per una buona trasmissione delle informazioni è la qualità della notizia e il grado di interesse che riesce a sviluppare.

Quindi per comunicare bene si deve sempre aver presente le esigenze e le peculiarità del pubblico interno ed esterno, riuscendo a presentare la notizia in maniera tale da coinvolgere i diversi destinatari di questa.

Una buona comunicazione interna permette di essere più informati delle attività dei vari club, condividendo e potenziando l’effetto delle proprie azioni, creando nuove sinergie e rafforza l’orgoglio di essere rotariani e la voglia di coinvolgere altre persone nell’associazione.
Una buona comunicazione esterna permette di creare e avviare una rete di contatti significativi per promuovere partenership e al tempo stesso essere meglio percepiti dall’opinione pubblica. Dare un’immagine chiara e univoca permette lo sviluppo dell’effettivo e il conseguente miglioramento delle capacità d’azione dell’associazione, che sarà in grado di arricchirsi di nuovi professionisti e leader della comunità di appartenenza.

COMUNICARE CON SOGGETTI DIFFERENTI

1. Autorità e Istituzioni: gli incontri con le autorità e le istituzioni fanno parte delle relazioni istituzionali, ovvero quelle relazioni con soggetti influenti, quali le autorità di governo regionali e locali, la comunità economico-finanziaria, le organizzazioni civili e umanitarie, ecc. Gli incontri con queste realtà possono essere utili in caso di progetti rilevanti che coinvolgono la comunità sulla quale insiste il Club o il Distretto. Questi incontri devono essere pianificati nel dettaglio per essere certi di rispettare le regole di cerimoniale formali e convenzionali alle quali è bene attenersi. Quando incontriamo le istituzioni dobbiamo definire, innanzi tutto, quali sono gli obiettivi che vogliamo raggiungere.
2. Comunità locale: le occasioni di incontro con il pubblico esterno all’associazione sono momenti importanti per diffondere una corretta informazione sul Rotary e sulle attività promosse dai rotariani, ma anche un’opportunità di reclutare nuovi soci nella community nella quale il Club opera. Per incontri con la comunità locale, intendiamo tutte quelle occasioni in cui la nostra Associazione organizza attività aperte ai non rotariani.
3. Potenziali partner nel servizio: gli incontri con i potenziali partner nel servizio o eventuali co-finanziatori devono essere preparati con molta cura. Come già indicava Paul Harris e come per gli incontri con le istituzioni, è importante organizzarsi preparando una presentazione scritta del progetto per cui chiediamo il coinvolgimento. Questo permetterà al nostro interlocutore di condividere il progetto all’interno della propria struttura e di valutarne le possibili ricadute positive.
La presentazione dovrebbe essere accompagnata anche da altre informazioni oltre a quelle relative alla proposta specifica, quali i risultati già raggiunti dal Rotary in analoghi progetti, eventuali rassegne o comunicati stampa, immagini dei service, ecc., in modo da sostenere le motivazioni dei nostri potenziali sponsor, essere più convincenti e dare un valore aggiunto alla nostra richiesta.
Inoltre, si raccomanda che il socio rotariano responsabile del progetto sia sempre accompagnato da un socio rappresentativo della nostra struttura (il Presidente di Club, il Presidente Commissione Progetti, il Coordinatore distrettuale dei progetti o il Responsabile Raccolta Fondi Distrettuali); ciò consentirà di esplorare altri eventuali percorsi di collaborazione.
Raccogliere tutte le informazioni possibili sugli interlocutori (eventuali passate sponsorizzazioni, idee, atteggiamenti, ecc.) permetterà di essere maggiormente pronti ad eventuali obiezioni e richieste specifiche. È utile sempre ricordare (anche se lo dovremmo dare per acquisito) che la comunicazione e la relazione tra il Rotary e i potenziali partner si sviluppano meglio quando ci sono assonanze di intenti e visioni analoghe tra i marchi che si affiancano (il marchio Rotary è registrato: identifica da più di cento anni valori di eticità).
4. Ospiti esterni alle conviviali: è utile ricordare che un contatto diretto ben impostato sviluppa un’efficacia dieci volte superiore a un contatto mediato. Ciò vuol dire che gli ospiti delle conviviali sono dei potenziali amplificatori positivi dell’immagine del Rotary e possono incidere con autorevolezza sulla sua reputazione (in quanto fonti di opinione qualificate). Al di là delle modalità di gestione degli ospiti esterni, già ben collaudate dai Club, suggeriamo di predisporre una breve presentazione sulla filosofia e sulla missione dell’Associazione.
5. Giornalisti: gli incontri con la stampa sono stati trattatati in modo esaustivo nel Pocket numero 2 “Come organizzare le relazioni media per il Rotary”. Ricordiamo che le principali occasioni di incontrare direttamente giornalisti di stampa, televisione e radio sono: le conferenze stampa (incontri maggiormente istituzionali), i press briefing (incontri più ristretti e quindi maggiormente informali) e l’intervista (la relazione diretta per eccellenza).

Nella relazione diretta con questi interlocutori è necessario non dimenticare mai il ruolo di amplificazione che è proprio dei professionisti dell’informazione. Pertanto, la relazione deve essere improntata alla massima formalità per quanto riguarda i contenuti da trasmettere (che devono essere attentamente selezionati e non casuali) e informalità nell’approccio personale (per stabilire un rapporto da coltivare nel tempo).

LA PROVA DEI 3 SÌ - nella relazione con i media Prima di inviare una notizia, vi consigliamo di capire quanto è potenzialmente interessante per il giornalista:

» È una notizia che può realmente uscire da un ristretto ambito di persone per raggiungere una audience più ampia?
» Il giornalista contattato potrà fare un buon articolo con il testo che avete preparato?
» I lettori della sua testata potranno essere concretamente interessati a leggere/ ascoltare l’informazione che avete inviato?

Se avete risposto sinceramente SÍ alle tre domande, siete pronti per partire.

I VALORI

I valori, attorno ai quali ruota ogni service rotariano, rappresentano una componente sempre più importante nella pianificazione strategica dell’Associazione e il Consiglio Centrale del Rotary International ha definito i seguenti:

Il servire
Il servire e i programmi umanitari del Rotary contribuiscono a promuovere la comprensione e la pace nel mondo. Per questo motivo il servire è un elemento fondamentale della nostra missione. Tramite l’opera svolta dai singoli club si viene a creare nell’intera organizzazione una cultura di dedizione al servire che costituisce anche un motivo di soddisfazione personale per i nostri volontari.
L’amicizia
Mentre gli sforzi individuali tendono a concentrarsi su bisogni individuali, gli sforzi congiunti aiutano l’umanità. Unire le forze permette di moltiplicare le risorse, ampliare le nostre vedute e arricchire le nostre vite. L’amicizia conduce alla conoscenza e alla comprensione, e va oltre i confini di razza o nazionalità.
La diversità
Il Rotary unisce i popoli di tutto il mondo nell’ideale del servire. L’organizzazione riconosce il valore di tutte le professioni utili svolte dai suoi soci e dai suoi volontari, qualunque sia lo loro estrazione culturale: un club che rispecchia la comunità economica e professionale nella quale ha sede è protagonista del proprio futuro.
L’integrità
Dai nostri dirigenti e dai nostri soci ci aspettiamo il massimo senso di responsabilità, sia nei risultati che nei mezzi utilizzati per la realizzazione dei nostri obiettivi. Ci atteniamo agli standard etici e professionali più elevati sul lavoro e nella vita privata. Cerchiamo di agire con equità e rispetto nei rapporti con gli altri e di gestire responsabilmente le risorse che ci vengono affidate.
La leadership
Il Rotary è un’organizzazione internazionale di individui che ricoprono posizioni di responsabilità nelle rispettive professioni. Crediamo nell’importanza dello sviluppo della leadership nella qualità della leadership riconosciuta e valorizzata tra i nostri soci. Come rotariani, siamo noi stessi leader nell’implementare i valori di fondo della nostra organizzazione nel nostro ambito professionale.